Managementondersteuner

Zorg jij voor planning, overzicht en rust in een dynamische omgeving? Wil jij jouw proactieve organisatietalent inzetten voor verschillende managers en het verschil maken? Kom dan werken bij ons! 

Functie 

Werk waar je trots op kunt zijn 

De gemeenten Woerden en Oudewater is een dynamische en uitdagende omgeving. Jij bent de rots in de branding van 3 tot 4 teammanagers. Door interne verschuivingen, hebben wij ruimte voor twee nieuwe managementondersteuners (MMO). Een MMO’er gaat werken voor verschillende teammanagers in het sociaal domein en de andere voor een aantal teammanagers in het domein bedrijfsvoering. Er vinden in de domeinen de komende periode allerlei ontwikkelingen plaats, en daar hebben wij jou bij nodig. Jij bent de solide basis van deze teammanagers en weet ze door jouw proactieve, ontzorgende houding telkens weer te verrassen! 

Dit ga je doen 

Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt. Je hebt een nuchtere en frisse blik waarmee je proactief vooruitkijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt. 

Je hebt een afwisselend takenpakket: 

Agenda- en e-mailbeheer 

• Complex agendabeheer; niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z. 
• Verbanden leggen tussen de e-mail van de teammanagers en de agenda’s en hier proactief naar handelen. 

Ondersteuning bij (personeels)administratie 

• Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN). 
• Aan- en afmelden van personeel. 
• Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc. 
• Ondersteunen bij aanvraag vrije dagen, declaraties, ziek-/betermeldingen. 
• Maken van (vakantie)planningen. 
• Facturen coderen. 
• Abonnementenbeheer. 

Overige taken 

• Notuleren (team)overleggen. 
• Representatietaken bij jubilea, afscheid, e.d. 
• Locaties in- en extern regelen voor overleggenen trainingen en verzorgen voorzieningen. 
• Je exacte taken hangen af van de behoeften van de manager die je ondersteunt. 

Zo ziet jouw werkdag er ongeveer uit: 

Vandaag werk je vanuit het mooie gemeentehuis in Woerden. Je zoekt een plekje in de buurt van één van de managers waar je voor werkt. Na een kort praatje met een kop koffie, start je de computer op. Je scant je mail en prioriteert de zaken die je op moet pakken. Ondertussen krijg je twee ziekmeldingen binnen, je verwerkt deze in het systeem, informeert het team en checkt of er afspraken staan die verzet moeten worden. Je hebt overleg met   een van de managers en neemt de agenda door. Er zijn wat spoedjes ontstaan waardoor een aantal afspraken verzet moeten worden, tijd voor jouw magie! Ondertussen bestel je een bloemetje voor een nieuwe collega die overmorgen start, dat is met een warm welkom beginnen! Tijd voor de lunch met het team, je bent meteen op de hoogte van alle nieuwtjes. Na de lunch ga je verder met je werkzaamheden voor een van de andere managers die je ondersteunt, jullie hebben gisteren overleg gehad en aan jou de taak om een teamdag te plannen voor haar team, dat wordt leuk! 's Middags drink je even een kopje thee met de andere managementondersteuners en bespreken jullie direct de verdeling van het werk in de vakantieperiode. Je scant je eigen mailbox op wat laatste zaken en sluit tevreden af. Voor vandaag zit je werkdag erop! 

Dit neem je mee 

Competenties  

Organisatietalent - Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen e-mail en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken to-do lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving. 

Pro-actief - Je durft dingen naar je toe te trekken; “Kom maar op!” Met frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen. Je denkt in oplossingen en verliest nooit het overzicht. 

Flexibel – Je kunt goed inspelen op ad-hoc situaties en onverwachte wijzigingen. Je houdt je hoofd koel ook in drukke periodes. 

Communicatief vaardig – Je fungeert al eerste aanspreekpunt voor collega's. Met jouw luisterend oor en benaderbare houding weet je precies de juiste informatie te verzamelen om snel tot concrete acties te komen. Je hebt contact met veel verschillende mensen, je bent overtuigend met tact en weet wat je wel en soms ook niet kunt zeggen. 

Kennis en ervaring  

Wat jou verder onze nieuwe managementondersteuner maakt?  

• Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur op secretarieel gebied. 
• Je hebt meerdere jaren werkervaring als managementondersteuner van meerdere managers. Extra enthousiast worden wij als je eerder bij een gemeente hebt gewerkt. 
• Afhankelijk van de beschikbaarheid van passende kandidaten worden de teams in de domeinen en het aantal uren verdeeld. Graag lezen wij in jouw motivatie hoeveel uur jij per week beschikbaar bent. Het minimum aantal uur is 24 en het maximale aantal uur is 32 uur.  
• Je bent zeer ervaren met Outlook en MS Office. 
• Je beheerst de Nederland taal zowel in woord als geschrift. 

Team en Organisatie 

Arbeidsvoorwaarden  

• Wij bieden afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris tot maximaal € 3.908 (schaal 7). Aanloopschaal 6 is bespreekbaar. Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij dat wilt.  Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem. 
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.  
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Hier lees je meer over onderaan de pagina. 

Reageer nu 

• Je kunt reageren tot en met 13 augustus 2025. Op 15 augustus krijg je een inhoudelijke reactie op je sollicitatie. 
• De eerste gesprekken vinden plaats op 21 augustus 2025 en de tweede gesprekken op 27 augustus 2025 in het gemeentehuis in Woerden.  
• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding.  
• Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega’s graag zelf.